Genelde, iş fikrini hayata geçirmek için şirketleşme zamanı geldiğinde, girişimcinin mali müşavir arayışı da başlamış demektir. Son düzenlemeler ile şirket kuruluşunun kolaylaştırılması, bu konuda onlarca yazı ve video bulunması ya da ticaret sicil müdürlüklerinin internet sayfalarındaki açıklayıcı bilgiler şirket kuruluşunu girişimcinin kendisinin yapmasına imkan tanısa da, bir mali müşavir ihtiyacı hemen kuruluş sonrasında baş gösterecektir.
Diğer yandan, düşük maliyetli ön muhasebe programları, günlük gelir-gider takibi, kesilen-alınan fatura gibi konularda girişimcilere destek olsa da bu yazıda neden bir mali müşavire/muhasebeciye ihtiyaç var sorusuna yanıt aramaya çalıştık.
Belirli periyotlarda vergi dairesine verilmesi gereken beyannamelerimizi kendimiz verebilir miyiz?
Bir sermaye şirketi kurduysanız (limited, anonim gibi) şirketin tescili ile birlikte vergi dairesinde mükellefiyetiniz oluşur. Vergi dairesi, ticaret sicil müdürlüğünden veriyi alır ve sizi beklemeye başlar. Birkaç evrakı sunmanızı takiben de size beyannamelerinizi göndermeniz için bir şifre zarfı teslim eder. Bu şifreler ile internet ortamında tüm beyannamelerinizi gönderebilirsiniz. Beyanname – çok genel olarak – o dönemin finansal-muhasebesel verilerinden faydalanarak, üzerinden vergi vereceğiniz tutarın tespitini sağlar. Vergi idaresince sunulan beyanname formatına aşina olduysanız, bu şablondaki terminolojiyi anlayabiliyorsanız ve o döneme ait tüm finansal bilgilere sahipseniz, üzerinden vergi vereceğiniz rakamı (matrah) elektronik ortamda beyan edebilirsiniz.
Ancak, uzmanlık alanı ve iş fikri bambaşka olan bir girişimcinin, yılda en az 45 tane beyanname doldurması hem kaynak israfı olacaktır hem de yüksek bir riskle yaşamak anlamına gelecektir.
Aylık SGK bildirgelerini kendimiz verebilir miyiz?
SGK bildirgeleri de işverene verilen şifreler ile elektronik olarak sosyal güvenlik kurumuna iletilmekte. Dolayısı ile vergi beyannameleri gibi veriyi ilgili kuruma aktarmak oldukça kolay. Ancak, çalışanların prime esas kazançlarının tespiti, bunun için bordrolarının hesaplanması, bordrolarında gelir vergisi açısından dikkate alınması gereken noktaların gözden kaçmaması gibi konularda, yine bir girişimcinin bilgi sahibi olması, bu konuları öğrenmek için vakit ayırıp, emek harcaması gerekecektir.
Tüm teşvikleri takip edip, işimize yarayanları kendimiz tespit edebilir miyiz?
Bir mali müşavirin tüm teşvikleri ezbere bilmesi beklenemez ancak faaliyet alanınızla ilgili teşvikleri araştırırken doğru kaynakları seçmesi, bu kaynaklardan bir sonuç çıkarması ve teşviklerden faylanmanız için gereken başvuruları yapması, yine bir startupın esas işini bırakıp zaman ve emek harcamasından hem daha az maliyetli hem de daha az riskli olacaktır.
Yasal değişiklikleri takip edip, bizimle ilgili olanları tespit edebilir miyiz?
Kazanç şekillerinin sürekli değişmesi ile vergisel uygulamalar da sıklıkla değişiklik göstermekte. Yine bir mali müşavirin tüm değişiklikleri gün gün takip etmesi beklenemez. Ancak her mali müşavir kendi portföyünde yer alan şirketler özelinde bu değişiklikleri takip eder. Örneğin, yurt dışından reklam hizmeti alan müşterisi olan bir mali müşavir, stopaj uygulamasını takip edip, ilk muhtasar beyannameye yansıtır. Ya da müşterilerinden gelen sorular/gelecek planları çerçevesinde etkisi olacak değişiklikleri tespit eder. Bunu biraz meraklı bir girişimci de yapabilir ancak mali müşavirin doğru kaynağa ulaşması, okuduklarından bir sonuç çıkarması, gerektiğinde meslektaşları ile konuyu tartışabilmesi gibi avantajları olacaktır.
Dönemsel yasal zorunlulukları atlamadan yerine getirebilir miyiz?
Muhasebecinin işini sadece aylık fişleri – faturaları işleyip, beyannameleri vermek olarak görmemek gerekir. Bir startup hiç farkında olmasa da, muhasebeciler sizin verdiğiniz belgeleri düzenleyip, arşivlerler, yıllık resmi defterlerinizin zorunlu açılış kapanış tasdiklerini yaptırırlar, bu defterlere şirketin verilerini yazdırırlar. Eğer genelde yıl sonuna doğru yoğunlaşan bu tarz işleri de takip etmek istemezseniz, bir muhasebeci ile çalışmanızı öneririz.
Geçmiş veriye nasıl ulaşırız? Şirketin finansal hafızasını nasıl tutarız?
Bir ön muhasebe programında borçları – alacakları tutmak, yapılan harcamalar, şirketin kasasına yatırılan yada çekilen paralar için excel tablolar hazırlamak, kısa vadede bir startupa geçmiş verilere ulaşma şansı verebilir. Ancak muhasebenin asli gorevlerinden biri finansal girdileri ayıklamak, sınıflamak ve bu sınıflamaya göre doğru hesaplara kaydetmektir. Bunu yapan bir muhasebeci, kullanmakta olduğu muhasebe programından tek tuşa basarak 3 yıl öncesinin satışlarını önünüze koyabilir yada 2017 yılının akaryakıt giderlerini 2018 yılınınkiler ile karşılaştırmalı olarak listeleyebilir. Sorunuz olursa da dönüp size akaryakıt alım fişini çıkarabilir. 😊
Karı – zararı doğru tespit edebilir miyiz?
Çeşitli programlar yada excel tablolarda, günlük bazda olan bitenin parasal karşılığı, bir ticari malın kaça alındığı, kaça satıldığı takip edilebilir. Ancak, belirli bir dönemi kapsayan veriyi, aynı sistematik çerçevesinde bir araya getirmek ayrı bir iş yükü doğurur. Özellikle, brüt satış karlılığı, faaliyet karlılığı, faiz – vergi – amortisman öncesi kar gibi bazı önemli gösterge rakamların tespitinde hataya düşme ve karşılaştırılabilirliği kaybetme riski artar. Dolayısı ile, düzgün şekilde muhasebeleşmemiş verilerden tespit edilecek kar – zar gerçeği yansıtmayabilir.
Yatırımcının görmek istediği finansal verileri nasıl sunarız?
Yatırımcılar, bir startupa yatırım yapmadan önce de yaptıktan sonra da bazı finansal verileri görmek isteyecektir. Yatırım öncesi nakit ihtiyacının tespiti yada business plan hazırlanması gibi konularda, yatırım sonrası finansal ilerlemenin tespitinde muhasebeden gelen geçmiş veriye ulaşmak ve gelecek için öngörülerde bulunmak gerekecektir. Müşteri sayısı, rakiplerin fiyata etkisi, churn rate gibi girişimcinin hakim olduğu konularında yanında ek bir asgari ücretlinin maliyeti, devreden KDV’nin önümüzdeki aylardaki durumu, alınan bilgisayarların amortismanı gibi farklı pek çok konuda bir mali müşavirden destek almanız yatırımcıya sunulan tabloların arka planının daha sağlam olmasını sağlayacaktır.
Vergi planlaması yapabilir miyiz?
Vergi planlaması, girişimcinin kendi uzmanlığı dışında yeni bir uzmanlık geliştirmesini gerektirir. Burada topun mutlaka yetkin bir mali müşavire bırakılması gerekir. Zaman zaman çıkan ve hak kaybı olmaması için uzunca bir dönem sıkı takip gerektiren vergi afları için de benzer bir durum var. Startupa düşen en kıymetli görev, işinin detaylarını ve gelecekte yapacaklarını mali müşavirine detaylıca anlatması olacaktır. Muhasebecinin işi tüm yanları ile anlamasının ardından, daha az vergi yüküne maruz kalmak için önereceği yollar yada yapacağı araştırmalar olabilir. Bu konuda, mali müşavir ile yakın temas halinde olmak ve hassas bir konu olan vergi planlamasını uzmanına bırakmak daha doğru olacaktır.
Aklımıza takılan sorulara kolayca yanıt bulabilir miyiz?
Bir mali müşavirle çalışmanın en büyük lüksü, akıllara takılan sorulara hızlıca yanıt bulabilmektir. Muhasebeci, girişimcinin aklına takılan çeşit çeşit finansal – vergisel soruya, internette yapılan aramalarla, bloglarda geçirilen onlarca saatle yanıt aramak yerine kısa bir telefon görüşmesi ile cevap bulabilme şansı demektir. Tüm soruların yanıtları muhasebecide hazır şekilde beklemese de, sizin yerinize araştıracak ve araştırmasından daha doğru bir sonuç çıkaracak olan kişi muhasebecidir diyebiliriz.