KPI (Key Performance Indicator) Nedir? Nasıl Oluşturulur?

KPI nedir?

KPIs (Key Performance Indicators (Anahtar Performans Göstergeleri)) belirli bir süreçte hedeflenen sonuca doğru ilerlemeyi gösteren kritik göstergelerdir.

KPI’lar organizasyonunuzu geliştirmeniz için size iyi bir bakış açısı sağlar. Karar verme sürecinde analitik bir temel ve odağınızı en önemli yere vermenizi sağlar. Peter Drucker’ın da söylediği gibi “Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz.”.

İyi KPI’lar

• İstenilen sonuca doğru ilerlendiğinin objektif bir kanıtıdır.
• Daha iyi karar almada yardımcı olabilecek ölçümleri sağlar.
• Zaman içinde değişen performansı göstererek karşılaştırma imkanı sağlar.
• Verimlilik, kalite, efektif olma, güncellik, yönetim, davranışlar, ekonomi, proje performansı, kişisel performans ve kaynak kullanımını takip eder.

Bir KPI nasıl daha etkili hale getirilebilir?

Organizasyonlar çoğu zaman farkında olmadan sektör tarafından tanınan KPI’ları benimsiyor ve sonrasında KPI’lar neden benim işimi yansıtmıyor, neden olumlu bir sonuç getirmiyor diye düşünüyorlar. KPI’ların en önemli ve gözden kaçan özelliklerinden biri her bir KPI bir iletişim şeklidir. Tıpkı başka bir iyi iletişim şekli gibi kısa, net ve özümsenebilir olmalıdır.

Eğer KPI hazırlamak için strateji geliştiriyorsanız, takım olarak hedefleriniz neler, onları nasıl yerine getirmeyi düşünüyorsunuz, bu hedeflerle hangi takım üyeleriniz ilgilenecek gibi temel sorularla işe başlamalısınız. Bu analistler ve yöneticilerden feedback alacağınız tekrarlayan bir süreç olmalı. İşinizde ilerledikçe nelerin KPI takibine ihtiyaç duyduğunu ve kimlerle bilgi paylaşılması gerektiğini daha iyi anlayacaksınız.

KPI nasıl tasarlanır

KPI’ın içindeki en etkili kelime anahtardır (key) çünkü her KPI spesifik bir çıktı (outcome) ile performans ölçümüyle ilişkili olmalıdır. Sıklıkla KPI’lar aynı ruha sahip olsa da kritik veya temel iş hedeflerine göre tasarlanmalıdırlar. Bir KPI’yı tasarlarken aşağıdaki adımlara dikkat edin:

• Hedeflenen sonuç nedir?
• Neden bu sonuç önemli?
• İlerlemeyi nasıl ölçeceksiniz?
• Sonucu nasıl etkileyeceksiniz?
• Kim bu işin sonucu için sorumlu?
• Sonucu elde ettiğinizi nasıl bileceksiniz?
• Ne sıklıkla sonuca doğru süreci gözden geçireceksiniz?

Örnek olarak hedefiniz bu yılki satış gelirlerinizi arttırmak diyelim. Buna satış büyüme KPI’nız diyebiliriz. KPI’nız şu şekilde olabilir:

• Satış gelirlerinizi bu yıl %20 yükseltmek.
• Bu hedefe ulaşmak işletmenizi daha karlı bir hale getirecektir.
• Süreç artan gelirin dolar karşılığı olarak ölçülecek.
• Ek satış personeli işe almak, var olan müşterilere daha fazla ürün tanıtmak.
• Satış departmanı başkanı bu hedeften sorumlu olacaktır.
• Gelir %20 yükselecek.
• Aylık olarak incelenecek.

KPI’nız yeterince akıllıca mı?

• Hedefiniz spesifik mi?
• Hedefinize doğru giden ilerlemeyi ölçebilir misiniz?
• Hedefiniz gerçekçi mi, ulaşılabilir mi?
• Hedefiniz kuruluşunuzla ne kadar alakalı?
• Hedefinize ulaşmak için belirlediğiniz zaman aralığı nedir?

Değerlendirin ve yeniden değerlendirin. Bu iki madde sürekli KPI’larınızı ve KPI’ların işiniz için olan önemini değerlendirmeye devam ettikçe sizin için son derece önemli olacak. Örneğin bu yılki gelir hedefinizi aştınız diyelim, bu hedefi çok düşük koyduğunuz için mi oldu yoksa başka bir faktöre bağlanabilir mi?

KPI nasıl yazılır ve geliştirilir?

Bir KPI yazarken veya geliştirirken, KPI’ızın spesifik bir çıktı (outcome) veya hedeflerinizle nasıl ilişki kurduğunu iyi düşünmelisiniz. KPI sizin iş durumunuza göre özelleştirilmeli ve hedefinizi başarmanıza yardım edecek şekilde geliştirilmeli.

KPI’nız için net bir hedef yazın

Net bir hedef yazmak KPI belirlerken dikkat etmeniz gereken en önemli kısımlardan biridir.

Bir KPI ilgili iş hedefinizle yakından bağlantılı olmalıdır. Sadece küçük bir iş hedefi veya sadece organizasyonunuzdaki birinin önemli olduğunu düşündüğü bir şey olmamalı. Bütün organizasyonunuzun başarısının olmazsa olmaz parçalarından biri olmalı. Aksi takdirde işinizin sonucunu değiştirmeyecek olan yanlış bir ölçüm sistemini baz alıyorsunuz demektir. En iyi ihtimalle ilgili işinize hiçbir etkisi olmayacak bir hedef için çalışıyorsunuz anlamına gelir ya da en kötü ihtimalle zaman, para gibi organizasyonunuzda farklı alanlarda kullanabileceğiniz kaynaklar boşuna bu kısma harcandı. Buradan almamız gereken ders KPI’lar keyfi olarak oluşturulmuş sayılardan fazlası olmalı. Onlar şirketinizin stratejik olarak gerçekleştirmeye çalıştığı şeyleri ifade etmeli. Bir şirketin sadece KPI’larına bakarak onların iş modeli hakkında birçok şey öğrenebilirsiniz. Net bir hedefiniz olmazsa bu kısımda bahsettiğimiz birçok şeyi kaybedeceksiniz.

KPI’larınızı paydaşlarınızla paylaşın

Düzgün iletişim kurulmazsa KPI’larınız hiçbir işe yaramaz. Çalışanlarınız hedeflerinizin daha neler olduğunu bilmeden nasıl onların peşinden koşabilirler? Ya da daha kötüsü tüm paydaşlarınızla KPI’ları paylaşmadığınız için çalışanlarınızın arası da bozulabilir. Ama KPI’nızı paylaşmak kolaylıkla yapabileceğiniz küçük bir iş. Gerçi bundan daha fazlası gerekebilir, mesela doğru şekilde iletişim kurmak gibi.

KPI’ların bağlamı da etkili olmalı. Bunu sadece ne ölçtüğünüzü değil neden ölçtüğünüzü de açıklarsanız başarabilirsiniz. Aksi takdirde KPI’lar çalışanlarınıza ve size hiçbir anlam ifade etmeyen ekranda bulunan sayılar haline gelir.

Çalışanlarınıza neyi neden ölçtüğünüzü açıklayın. Neden o KPI’yı değil de bu KPI’yı kullanıyoruz gibi sorulara cevap verin. Ve en önemlisi dinleyin. KPI’lar ne mutlak doğrular ne de herkesin dahil olup olmaması gerektiği belli olan şeyler değildir. Çalışanlarınızla iletişim kurarak organizasyonunuzun temel hedeflerini anlayıp anlamadıklarını öğrenin.

Kâr neden şirketimizin bir KPI’ı değil gibi sorular alıyorsanız bu çalışanlarınızın sahip olabileceği mantıklı bir düşünce. Ne de olsa para kazanmak herhangi bir işte önemli parçalardan biridir ama belki de şu an büyük yatırımlar yapmak için araştırma ve geliştirme çalışmaları yapıyorsunuz. Böyle bir çok soru alıyorsanız, bu size KPI’larınızı ve arkasındaki stratejik hedefleri çalışanlarınıza daha iyi ifade etmeniz gerektiğini gösteren bir işarettir. Ve son olarak kim bilir? Belki de çalışanlarınız size KPI’larınız hakkında fikir verebilir.

KPI’ları aylık ya da haftalık olarak değerlendirin

KPI’larınızı onarmak ve geliştirmek için düzenli olarak kontrol etmeniz gerekir. İlerlemenizi KPI’lar düzeyinde kontrol etmeniz gerektiği bariz ama eşit ölçüde sadece gelişiminizi de kontrol etmelisiniz ki böylece KPI geliştirmede ne kadar başarılı olup olmadığınızı anlayabilin.

Bütün KPI’lar başarılı değildir. Bazıları başarılamayacak hedeflere sahiptir. Bazıları başarmaları gereken temel iş hedefini takip edemez. Sadece düzenli kontrol ederek KPI’larınızın değişmesi gerekip gerekmediğine karar verebilirsiniz.

KPI’larınızın aksiyon alınabilir olduğundan emin olun

KPI’larınızı aksiyon alınabilir yapmak 5 adımdan oluşur:

• İş hedeflerinizi gözden geçirin.
• Şu an ki performansınızı analiz edin.
• Kısa ve uzun vadeli KPI hedefleri koyun.
• Hedeflerinizi takımınızla değerlendirin.
• Gelişiminizi gözden geçirin ve yeniden düzenleyin.

Bunların çoğunu zaten ele aldık, ama kısa ve uzun vadeli hedefler geliştirme ihtiyacına odaklanmamızda fayda var. Gelecek için hedefler belirlerken geriye doğru bakıp ulaşmanız gereken dönüm noktalarını belirleyin.

Örnek olarak diyelim ki yılın ilk çeyreğinde 1500 bülten aboneniz olsun istiyorsunuz. Oraya ulaşmak için aylık, iki haftada bir hatta haftada bir hedefler koymak isteyebilirsiniz. Böylece sürekli yeniden değerlendirebilir ve gerektiğinde uzun vadeli hedefinizi başarmak için rotanızı istediğiniz yöne çevirebilirsiniz.

Hedefinizi her aya eşit olarak bölebilirsiniz. Bu durumda her ay hedefiniz 500 abone olacaktır. Ancak daha spesifik olmak isteyebilirsiniz. Ocak ve mart ayında şubat ayından daha fazla gün var belki de bu yüzden bu aylar için 600 abone hedefi koymak isteyebilirsiniz. Ya da belki de şubat ayında daha fazla trafik alacağınızdan (önemli bir etkinliğe veya fuara katılmış olabilirsiniz) hedefinizi bu ayda 800 yapabilirsiniz. Her neyse, son olarak uzun vadeli KPI’larınızı kısa vadeli KPI’lara böldüğünüzden emin olun.

KPI’larınızı işinizin ihtiyacına göre geliştirin

KPI hiç güncellenmezse hızlıca eskiyebilir. Örneğin diyelim ki organizasyonunuz son zamanlarda yeni bir ürün serisi başlattı veya denizaşırı büyüdü. KPI’larınızı değiştirmezseniz takımınız taktiksel veya stratejik önemi olmayan hedefleri kovalamaya devam edecek. Sonucunuza göre yüksek performans gösterdiğinizi sanabilirsiniz ama gerçekte temel stratejik hedeflerinize hiçbir etkisi olmayan KPI’ları takip ediyor olabilirsiniz. KPI’larınızı aylık (ya da ideal olanı haftalık olarak) gözden geçirmek size ideal olan ritmi bulma ya da rotanızı tamamen değiştirme şansı verir. Hatta belki de aynı istikamete giden yeni ve daha etkili bir yol bulabilirsiniz.

KPI’ın başarılabilir olup olmadığını kontrol edin

Başarılabilir hedefler koymak takımınız için en gerekli şeylerden biridir. Çok yüksek riskleri olan bir hedef için takımınız daha başlamadan pes edebilir. Nispeten düşük bir hedef seçin ve yıllık hedeflerinizi çok önceden bitirdiğinizi görünce şaşıracaksınız.

Şu anki durumun analizi çok önemlidir. Bu olmadan gerçekle hiçbir bağlantısı olmayan sayılar seçebilirsiniz. Şu anki performansınız ayrıca gelecekte gelişmek istediğiniz alanlar için de iyi bir referanstır.Geçmişte başardığınız şeylerden bir başlangıç noktası oluşturmak için elinizde bulunan verileri karıştırmaya başlayın. Google Analytics gibi araçlar bunu yapmak için harika ama gelir kaydı veya brüt kâr marjı gibi geleneksel araçları da kullanabilirsiniz.

Gerektiğinde KPI hedeflerinizi güncelleyin

KPI’lar istatistik değildir. Onların her zaman gelişmeye, güncellenmeye ve gerektiğinde değişmeye ihtiyacı vardır. KPI’larınızı belirleyip unutuyorsanız işinizle alakası olmayan hedefleri takip ediyor olabilirsiniz. Düzenli olarak sadece KPI’larınızın nasıl performans gösterdiğini kontrol etme alışkanlığı edinmeyin, aynı zamanda hangi KPI’ların değişmesi veya kullanılmaması gerektiğini de kontrol edin.

Daha önce hiç KPI geliştirmemiş biri için bu süreç yorucu gözükebilir ama birkaç kez yaptıktan sonra yapması çok daha kolay olacak.

Ele aldığımız bütün başlıkları bir araya getirin

KPI’lar işinizin başarısını ölçmek ve başarılı yapmak için gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlamak için vazgeçilmezdir. Bir KPI’ın en önemli kısmı faydadır. KPI’lardan biri işinize yaramamaya başladıysa kaldırmaktan çekinmeyin ve temel iş hedeflerinizle uyumlu yeni bir KPI üzerinde çalışmaya başlayın.

KPI’larınızı performans yönetimi sisteminde kullanmak

Performans yönetimi sistemleri arasındaki en yaygın unsurlar, hedef belirleme, performansı ölçme ve ilgili tüm faaliyetleri yönetmektir.

Klasik bir özdeyiş olan Goodhart Yasası’na göre, “gözlemlenen herhangi bir istatistiksel düzenlilik, kontrol amacıyla üzerinde baskı uygulandığında çökme eğilimi gösterecektir.”

Charles Goodhart’ın araştırması 1975 yılında özellikle hükümetin para politikalarını eleştirmek için kullanıldı. Bu kavram daha sonra Marilyn Strathern tarafından ana akım haline getirildi, “bir ölçü hedef haline geldiğinde, iyi bir ölçü olmaktan çıkar”.

Bir performans göstergesi veya temel performans göstergesi (KPI) sadece bir tür performans ölçümüdür. Her ikisi de benzer ancak farklı olan birçok performans yönetim sistemi vardır. Bu sistemlerin her biri başarıyı arttırmak için beraber çalışabilen unsurları veri desteğiyle bir araya getirir.

1. Adım: İş stratejisini hizalama

Bugünlerde startuplar için popüler temalardan biri One Metric That Matters (OMTM)‘dir. Bu basit ama son derece güçlü araçtaki en önemli şey, bu metriklere odaklanmak ve tüm şirketi uyumlu hale getirmek için iş modelinizi tam olarak anlamanız gerektiğidir.

Çoğu insan, bir işletmenin başarısını ölçmek söz konusu olduğunda satışların en önemli metrik olduğunu savunacak. Bu metrikle ilgili karşımıza challenge ise ölçülen çıktı (measured outcome).

Bu soruyu kendinize sorun: Daha fazla satış yapmanızı sağlayacak tek metrik nedir?

Bu soruya verilebilecek cevaplardan biri ise ürününüzü kullananlardan o ürünü diğer uygulama/ürünlerle bağlayan müşterilerinizin sayısını takip etmek olabilir. Bu ölçüm size oradaki engagement’ı (siz ve müşteriniz arasındaki anlamlı bir iletişim veya bağlantıyı) gösterir ve customer churn oranınızı azaltmaya yardımcı olabilir.

Bunun nedeni müşteriler şirketinizle ilişki, bağ kurduklarında, churn oranı azalır ve şirketinizin büyümesi için gerekli olan doğru birim ekonomisini (unit economics) yaratır. Bu durumda satış sayılarına bakmak yerine ürününüzü birden fazla ürüne/uygulamaya bağlayan müşterilerinizin sayısını dikkate almak daha mantıklı olabilir.

Bu sadece bir örnek, diğer ölçümleri umursamamanız gerektiği anlamına gelmez. Bu sistem sadece en çok önemsemeniz gereken metrike odaklanmanıza yardımcı olur.

2. Adım: Temel noktalarınızı stabil hale getirin

Hayatımızın büyük bir kısmında olduğu gibi iş hayatında da trade-off’lar karşımıza çıkar. Yani bir çok iyi seçeneğe sahip olabilirsiniz ama sadece birini seçebilirsiniz. Örneğin ucuz, iyi ve hızlı seçeneklerine sahipsiniz ama sadece birini seçebilirsiniz.

Bu yapıları ayarlamaya yardım eden bir sistemle başlayalım. The Balanced Scorecard (BSC (Dengeli Puan Kartı)) işletmenizin faaliyetlerinin izlenmesi gereken önemli alanlarını (perspektifleri) bölmeye yardımcı olur.

Dengede olması gereken dört perspektif şunlardır:

1. Finansal Perspektif
2. Müşteri Perspektifi
3. İç İş Süreci Perspektifi
4. Öğrenme ve Büyüme Perspektifi

İşletmenizin bu 4 temel alanı iç içedir ve hepsi tek bir doğrultuda hizalanmalıdır. Biri etkilenirse diğerleri de etkilenir başka bir ifadeyle trade-off olur.

3. Adım: BSC stratejinizi OKR’lerle hayata geçirmek

Dengeli Puan Kartı (BSC) stratejisi, her perspektif için hedefler, ölçümler (KPI’lar), ve eylemler geliştirmenizi önerir. Popüler hale gelen daha yeni bir çerçeve OKR (Objectives and Key Results) sistemidir. Google’daki kullanımıyla popüler hale gelen OKR (hedefler ve anahtar sonuçlar) sistemi, hedefleri ve çıktıları (outcomes) tanımlamak ve izlemek için kullanılır. Birçok kişi, bu sistemin bir KPI stratejisi ile Balanced Scorecard (Dengeli Puan Kartı) yaklaşımı arasında bir yerlerde olduğunu düşünüyor.

OKR’ler bir kuruluştaki hedefleri belirleyen, ileten ve izleyen bir performans aracı olarak kullanılır, böylece tüm çalışanlar aynı yöne odaklanır. Sistem, net iş hedefleri ve istenen anahtar sonuçlar yoluyla çalışanların başarısını teşvik eder. Sistemin güzelliği hem arzulanabilecek bir şeyi hem de halihazırda ölçülebilecek hedefler için basit ve pratik bir sistem sağlamasıdır.

4. Adım: KPI Kontrol Paneli ile monitörize etmek

KPI kontrol paneli, tüm kuruluşun nasıl çalıştığına ilişkin daha iyi bir durum analizi yapabilmeniz için işletme performansınızı gerçek zamanlı olarak bir bakışta görmenizi sağlar.

Bu çerçevede anlaşılmaya değer ortak terimler şunlardır:

Anahtar risk belirteci (Key risk indicator (KRI)): bir etkinliğin ne kadar riskli olduğunu belirlemek için kullanılan bir ölçüm. Temel risk göstergeleri, işletmenin çeşitli alanlarında artan riskler hakkında erken bir uyarı sağlamak için kuruluş tarafından izlenen ölçümlerdir.

Kritik başarı faktörü (Critical success factor (CSF): bir organizasyonun misyonunu gerçekleştirebilmesi için gerekli olan bir unsurdur. Kritik başarı faktörleri, başarı kriterleri ile karıştırılmamalıdır. Başarı kriterleri, projenin başarılı olup olmadığını belirlemek için en çok proje yönetiminde kullanılır. Başarı kriterleri hedeflerle tanımlanır ve KPI’lar kullanılarak ölçülebilir.

Performans ölçümleri: bir kuruluşun davranışını, faaliyetlerini ve performansını kuruluş düzeyinde değil, bireysel düzeyde ölçmektir. Örneğin, bir çağrı merkezinde çalışan bir kişi, cevaplanan çağrı sayısı, ortalama bekleme süresi, yapılan başarılı çağrı sayısı ve ortalama çağrı süresi gibi performans ölçümlerine sahip olabilir.

Kuruluşunuz için iyi KPI’lar yaratmak tekrarlayan bir süreçtir.

KPI’larınızı tasarlarken dikkate almanız gereken 10 önemli kriter

KPI’larınızı oluştururken bu listeyi göz önünde bulundurun:

1. Yalnızca bir kullanıcı veya diğer işbirlikleri tarafından etkilenebilecek, kontrol edilebilecek nicelliğe dayanmalıdır
2. Objektif olun ve KPI’nız herhangi bir öznel görüşe dayanmasın
3. KPI’larınızı stratejinizin içinden türetin ve gelişime odaklanın.
4. Net bir şekilde tanımlayın ve kolayca anlaşılabilir olsun
5. KPI’nızın belirli bir amaçla alakası olsun
6. İstikrarlı olun (eğer KPI’larınız zaman içinde önemlerini kaybetmezlerse)
7. Spesifik olun ve belirli hedeflerle ilişkilendirin
8. Neyin ölçüleceği konusunda net olun
9. Zamanında ve doğru geri bildirim sağlayın
10. “İş sürecini” yansıtın – yani varsa hem tedarikçinin hem de müşterinin ölçümün tanımında yer alması gerekir

Tesla’yı bir örnek olarak kullanalım

Adım 1: Tesla için önemli olan bir ölçüm, çeyrek yıl başına teslim edilen yeni araç sayısıdır. Bu şirketin başarısını ölçmek için yatırımcıların şu an gündeminde olan bir konudur.

Adım 2: Kalitelerini koruyarak mümkün olduğunca çok araba inşa etmek için BSC stratejisinden öğrendiğimiz gibi temel değerleri dengede tutmaları gerekiyor.

Finansal olarak: Sattıkları otomobil sayısının otomobil karından daha önemli olduğuna karar verebilirler.

Müşteri memnuniyeti olarak: Müşteriler siparişlerini verdi ve teslimat için bekliyorlar, süre ne kadar uzarsa o kadar heyecanları azalacak ve siparişlerini iptal etme ihtimalleri artacak. Bu yüzden müşterileri memnun etmek son derece önemli.

Adım 3: Artık KPI’larla bazı hedefler belirlediğimize göre, temel sonuçları (key results (KR)) belirlememiz gerekiyor

Tedarik zincirlerinde standart bir ölçü olan müşteriler için bir KR şu olabilir: Müşteriye söz verilen zamanda teslimatın gerçekleştirilme oranının %90 olması.

Adım 4: Önemli sonuçları izlemek için KPI kontrol paneli kullanmak. Gösterge tabloları genellikle belirli bir hedef veya iş süreciyle ilgili KPI’ların bir bakışta durumunu sunar.

KPI’ların takım kurmaya yardım edebileceği 3 yol

İş dünyasında organizasyonel liderler için KPI’ın yegane amaçları olduğunu varsayan bir görüş bulunmaktadır. Bu organizasyonel liderlere örnek verirsek: CEO’lar önemli stratejik kararlar alan yönetim kurulu üyeleri ve diğer önemli yöneticiler.

Ateş olmayan yerden duman çıkmaz. Stratejik başarıyı tanımlayan ve iyileştirilmesi gerekebilecek alanlar için bir ölçüt görevi gören temel göstergeler olan KPI’lar, ekibinizi geliştirmek ve kuruluş çapında yüksek kaliteli sonuçlar elde etmek için önemli bir araçtır. Hatta çalışan bağlılığı sorununa yenilikçi bir çözüm bile sunabilirler.

Çalışan bağlılığı

Çalışan bağlılığı birçok kuruluşun mücadele ettiği önemli bir sorundur. Gallup’a göre, Amerika Birleşik Devletleri’ndeki işçilerin sadece yüzde 33’ü (ve dünya çapında yaklaşık yüzde 15’i) kendilerini işte “işlerine ve iş yerlerine tutkuyla bağlı, istekli ve kararlı” olarak tanımlıyor. Bu birçok işletmenin temellerini derinden etkiliyor. Sadece bir istatistik bile durumu açıkça gösteriyor: Gallup’a göre işlerine yüksek derecede tutkuyla bağlı çalışanlara sahip kuruluşların diğer ortalama kuruluşlara göre satış oranları %20 daha fazla.

1) Çalışan bağlılığı sorununu çözmek

Çalışan bağlılığı bugünün iş dünyasında en zor ve yanlış anlaşılan kavramlardan biridir.

Birçok yönetici, çalışanların beklentilerinin gün geçtikçe arttığı bir dünya ile başa çıkmak için mücadele ediyor. İşçiler her zamankinden daha hareketli ve onlarca yıl önce imkansız gibi görünecek bir hızla işlerini değiştiriyorlar. Çalışanlar glassdoor.com gibi size uygun işler hakkında bilgi veren sitelere bir tık yakınlar ve LinkedIn’de hangi iş yeri kültürünün çoğalması gerektiğine dair makaleler sayesinde her zamankinden daha bilgililer. Catering firmasından gelen öğle yemekleri ve langırt masaları bazı iş yerleri için yeterli olabilir ama bunlar en iyi ihtimalle geçici düzenlemelerdir.

Öyleyse yöneticiler işlerinde tutkulu olmayan çalışanlarına iş hayatını nasıl anlatabilir? Tabii ki, tek bir çözüm yok. Ancak daha fazla odaklanılması gereken bir alan, çalışanları kuruluşunuzun amacı hakkında bilgilendirmek ve onları kuruluşunuzu geliştirmeye dahil etmektir.

Çalışanlarınızı kuruluşunuzun amacına bağlamak

Yabancı bloglarda çalışanların bağlılığı hakkında dönüp duran bir hikaye var. John F. Kennedy’in 1960’larda NASA’ya yaptığı bir ziyaret ile alakalı. Başkan tesiste bir çalışana yaklaşır ve yaşamak için ne yaptığını sorar. Hademe soruya ben bir adamın aya çıkmasına yardım ediyorum diye cevap verir. Bu cevap çalışan bağlılığının zirvesidir. Hangi işletme sahibi, yönetici çalışanlarının her birinin kuruluşunun amacı ile bu düzeyde bir bağlılık hissetmesini istemez ki?

Bu işin bir kısmı tabi ki misyonunuzu tanımlamakla ilgili. “Para kazanmak” yeterli değil. Eğer çalışanlarınızın gerçekten işlerine bağlılık duymasını istiyorsanız onları sabah yataklarından kaldıracak eşsiz kaliteyi yakalamalısınız. Kesinlikle bir ikramiye de yeterli değil. Bir şeye karar verdikten sonra çalışanlarınıza nasıl bağlanacaklarına dair yol göstermelisiniz. İşte bu noktada KPI’lar devreye giriyor.

Herhangi bir çalışanınıza neden işlerine bağlılık hissetmediğini sorun. Muhtemelen şu konuların bazı varyasyonlarını duyacaksınız:

• Kuruluşun büyük amaçlarından kopuk hissediyorlar.
• Günlük çabalarının – zamanlarının çoğunu işgal eden faaliyetlerin – daha büyük organizasyon hedefleri üzerinde herhangi bir etkisi görememektedirler.
• Kuruluşun stratejik yönünü anlamıyorlar.

Bunlar bazı yönlerden farklı problemlerdir ama başka bir yönden bakarsak hepsi aynı kökten kaynaklanıyor: Strateji hakkında yönetim ve alt düzey çalışanlar arasındaki zayıf iletişim. KPI’lar bu sorunun çözülmesine yardımcı olur.

KPI’lar doğası gereği stratejiktir. Metriklerden farklı oldukları için, şirketlerin önemli olana gerçekten odaklanmalarına yardımcı olurlar. Her şey bir KPI olamaz. KPI’lar sizi startupınızın nihai hedeflerini gerçekten vurgulayan metriklere odaklamaya zorlar.

KPI’lar bir kuruluşu sadece stratejilerinin nasıl performans gösterdiğini ölçmekle kalmaz, aynı zamanda stratejilerinin ne olduğuna karar vermeye zorlar. Çalışanlara yönetim için gerçekten önemli olan, ilk sırada yer alan şeyleri gösterirler.

Örneğin: Bir hayır kurumu kârının KPI olarak nitelendirilmesi olası değildir. Neden? Bir hayır kurumu bir hayır kurumu olduğu için, sadece hızlı bir şekilde para kazanmanın ötesinde bir çeşit daha büyük etki elde etmek için vardır. Böyle bir organizasyon, bilimsel araştırmaya yatırım yaptıkları miktarla veya belki de değiştirebilecekleri yasa sayısıyla çok daha fazla ilgilenir.

2) KPI’ın işe bağlılıktaki rolü

Bazı KPI’ları benimseyerek kuruluşunuz için daha iyi bir takım oluşturabilirsiniz.

Herkesi aynı yöne çekiyorlar

Takım kurucuların sürekli mücadele ettikleri bir sorun, anahtar hedeflere odaklanmak için bir örgütün farklı unsurlarını bir araya getirmektir. Satış bölümü, yeni müşterilerle ilgili küçük ayrıntılara ve onları müşteriye dönüştürme konusunda endişeleniyor. Ürün geliştirme ekibiniz en son teknolojiye odaklanmış ve ürünlerini pazara çıkarmaya uğraşmaktadır. İnsan kaynakları ekibiniz açık pozisyonları doldurmak ve istihdamı sağlamakla ilgilenmektedir.

Bazı KPI’ları benimsemek hepsini bir araya getirmeye yardımcı olabilir. İş başarısını gerçekten vurgulayan temel ölçümlere odaklanarak, çalışanlarınıza işlerinin, belirli departmanları adına yaptıkları işin ötesinde oynadığı rolü gösterebileceksiniz.

KPI’lar çalışanlarızın kuruluş çapındaki hedefleri benimsemesini sağlar

KPI’lar, stratejinizi çalışanlarınızla paylaşmanın harika bir yoludur. Zaman zaman dağınık, şifreli ve belirsiz taktik dünyasında gezinmeye yardımcı olurlar ve bunları kuruluşunuzun nihai hedeflerine bağlarlar.

Hayal kırıklığı ve nihayetinde işten tamamen kopmanın devreye girmesi şaşırtıcı mı? KPI’lar bu karışıklığın üstesinden gelmeye yardımcı olur. Herkesin çalıştığı nihai hedefleri belirlemek, bu kaotik taktikler dünyasında geriye bir adım atmaya yararlar.

Anathar hedeflere daha etkili bir şekilde ulaşmak

Mikro yönetim, çalışanların morali açısından birçok sorun yaratır. Ama en kötüsü, çalışanların yaratıcılığını frenlemesidir.

Diyelim ki önemli bir yeni ürünün lansmanından sorumlu bir yönetici sizsiniz. Ürünün başarılı bir şekilde piyasaya sürülmesini istediğinizin apaçık anlaşılmış olmalı. Ancak ekibinize elde etmek istediğiniz satış sayılarını anlatmak ile web sitesinin nasıl gözükmesini istediğiniz, hangi pazarlama kanallarını kullanmak istediğiniz, hatta ne zaman yayınlamak istediğiniz gibi asıl meseleyi oluşturan konuları anlatmak arasında büyük bir fark var.

Bazı yöneticiler “önerilerini” sunarak sadece işlerini yaptıklarını, hatta çalışanlara yardımcı olduklarını düşünebilirler. Gerçekte yaptıkları şey, iş gücünün yaratıcılığını öldürmek ve onları sonsuz bir hayal kırıklığına uğratmaktır. Hiç kimse yöneticilerin çalışanlarının yaptıklarından tamamen uzak durmasını beklemiyor ancak bir hedef belirlemek ve çalışanlarınıza oraya nasıl ulaşacaklarını söylemek arasındaki ince çizgi iyi bir hedeftir. KPI’ları ayarlamanın avantajı, ayrıntılarını ekibinizin yaratıcılığına ve marifetlerine bırakırken, başarmak istediğiniz şey için bir beklenti belirlemenize izin vermesidir.

3) KPI’lara karar vermek çalışan bağlılığınızı nasıl bir üst seviyeye taşır?

• Stratejik yönünüz hakkında bir tartışmayla başlar: Ne kadar az kuruluşun stratejik yönlerini net ve kodlanmış bir şekilde ifade ettiği konusunda şaşıracaksınız. Bunun yerine, bazı üst düzey yöneticiler de dahil olmak üzere çalışanlar, kuruluşlarının stratejisini anlamak için satır aralarını okumaya bırakılır. Para kazan? “Fark yarat”? gibi. KPI’ların oluşturulması strateji hakkında bir tartışma başlatmaya yardımcı olur. Sizi (ve çalışanlarınızı) şu soruyu sormaya zorlar: “Tamam, GERÇEKTEN burada yapmaya çalıştığımız şey nedir?”
• KPI’ların stratejik hedeflere nasıl bağlandığını belirlemeye yardımcı olur: Çalışanlarınız için bir grup KPI belirlemek ve “bunlar hedefler, bunları başarın” demek yeterli değildir. Bağlam olmadan, KPI’lar anlamsız bir rakam karmasıdır. Bunun gibi bir alıştırma yapmak, çalışanların sadece KPI’ların ne olduğunu bilmelerine değil, aynı zamanda bir kuruluşun nihai hedeflerine nasıl bağlandıklarını görmelerine de izin verecektir.
• Çalışanları doğrudan işe bağlar: İnsanlar dinlenilmeyi sever! Başka söyleyeceğiniz bir şey yoksa, çalışanlarınızın ne söyleyeceklerini duymak için zaman ayırmak doğal katılımın avantajlarına sahip olmanızı sağlar.

KPI’lar hala önemli mi?

KPI’ların genellikle kendileriyle ilişkili olumsuz bir çağrışımı vardır. Ne yazık ki, birçok işletme kullanıcısı KPI izlemeyi eski bir uygulama olarak görmeye başlıyor. Bunun nedeni KPI’ların çoğu insanın ortak sorununa kurban gitmesidir: iletişim eksikliği.

Gerçek şu ki, KPI’lar sadece sizin yaptığınız kadar değerlidir. KPI’lar, yüksek beklentilerini karşılamak için zaman, çaba ve çalışan katılımı gerektirir. Çok satan kitapların yazarı ve kurumsal performans uzmanı Bernard Marr, “KPI nedir?” makalesinde bu konuda ilginç bir sohbet başlattı. Yorumlar KPI’lar daha çok kişiye bağlı bir şey olduğunu ortaya çıkardı. KPI’ların potansiyel değerini gerçeğe dönüştürmek onları kullanan kişinin elinde.

Öyleyse KPI’lar neden hala önemli?

Bir kuruluş için KPI’ları belirlemek, stratejik planlama aşamasında olur. Bunu ister yıllık, ister üç ayda bir, ister daha sık yapın. Hedef tüm kuruluşun aynı doğrultudaki hedeflere uygun olmasını sağlamaktır. On kişinin bulunduğu büyük bir kayık hayal edin, eğer 3 kişi teknenin sola gittiğini düşünürse, 5 kişi teknenin sağa yöneldiğini ve 2 kişi teknenin dönmesi gerektiğini düşünüyor. Tekneye ne olur?

Tekne dönmeye başlayacak. Bu nedenle, organizasyonun tepesinden ön cephedeki çalışanlara kadar bir uyum sağlamak, birlikte ilerleyen ve hiçbir yere varamayan bir tekne arasındaki farktır.

KPI’lar iş başında

Şimdi bütün KPI’larınızı tanımladınız, sırada ne var?

KPI Raporu

KPI raporunu günlük, haftalık, aylık, üç aylık, yıllık veya yukarıdaki zaman aralıkların tümünde paylaşıyor olun. Örneğin bu yazının kaynağı olan Klipfolio’da birkaç KPI’ı izliyorlar daha sonra bu KPI’ları etkileyebilecek tüm önlemleri ve faaliyetleri daha derinden takip ediyorlar.

Örneğin, Aylık Yinelenen Gelir’i (MRR) izlenirse, potansiyel müşterilerin kalitesini, başlatılan demo sayısının, başarılı teslimatların ve diğer birçok önlemin MRR’ın başarısını nasıl etkileyeceğini biliyorlar. Bu nedenle, her sabah saat 8’de bir e-posta raporuyla oluşturulan günlük olası satış sayısını izliyorlar. Ürün demosunun başlamasının gerçek zamanlı olarak sorunsuz bir şekilde yapılmasını sağlamak ve birkaç önemli etkinliği izlemek için bir gösterge tabloları var ve aylık olarak müşteri başarı (customer success) ekibi tarafından başarıyla teslim edilen ürünlerin sayısını izliyorlar.

KPI Kontrol Paneli

KPI kontrol panelleri, SaaS ve bulut tabanlı işletmeler gibi günümüzün hızlı hareket eden organizasyonlarında giderek daha yaygın hale geldi.

KPI kontrol paneli araçlarının en yaygın kullanım durumlarından biri, tüm çalışanların uyumunu sağlamak için temel kurumsal performans ölçümlerini paylaşan startuplardır. Ofislerinin etrafında yürüdüğünüzde, belirli ekiplerin yanlarında TV’lerde gerçek zamanlı satış sayısı veya çözülen destek iletileri sayısını göreceksiniz.

Sonuç

KPI’lar işletmeniz için en önemli hedeflerinizse, kuruluşunuzu oraya ulaştırmak için nasıl bu doğrultuda hizalarsınız? Wikipedia performans ölçümüne “Performans ölçümü, bir bireyin, grubun, kuruluşun, sistemin veya bileşenin performansıyla ilgili bilgi toplama, analiz etme ve / veya raporlama sürecidir.” diyor.

Bu nedenle, iş performansı ölçümleri, KPI’larınızı hizalayabilecek veya etkileyebilecek bir eylemin veya çıktının (outcome) etkinliğini ve verimliliğini ölçmenin bir yolu olarak görülebilir. Bir iş performansı ölçüsü seçmeden ve tanımlamadan önce, yöneticilerin ve liderlerin bunları nasıl yazacaklarını bilmeleri gerekir. Performans ölçümleri tasarlarken Cambridge Neely’nin de aralarında bulunduğu bu konuda pek çok harika literatür ve araştırma var. Performans ölçüm sisteminizi oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken bir liste soruya bu literatür sayesinde yapısal bir yaklaşımdan yararlanarak cevaplar bulabilirsiniz.

Kaynaklar

https://www.klipfolio.com/resources/articles/what-is-a-key-performance-indicator
https://www.kpi.org/kpi-basics/